BTW aftrekken als een pro (zonder brokken maken)

BTW aftrekken als een pro (zonder brokken maken)

BTW-aftrek gaat over welk deel van de betaalde btw jij als ondernemer mag terugvorderen. Het lijkt ingewikkeld, maar met duidelijke stappen, regels en voorbeelden kun je fouten vermijden. Dit artikel behandelt praktische regels, veelvoorkomende valkuilen en concrete stappen die je direct kunt toepassen.

Belangrijke basisprincipes

• Zakelijke aankoop: Alleen btw op goederen en diensten die je voor belaste bedrijfsactiviteiten gebruikt, is aftrekbaar.
• Factuurvereiste: Je hebt een correcte factuur of ontvangstbewijs nodig om btw te mogen aftrekken.
• Pro rata en gemengde doeleinden: Bij combinatie privé/zakelijk moet je het zakelijke aandeel bepalen en alleen dat aandeel aftrekken.
• Uitzonderingen: Er zijn specifieke producten en diensten waarvoor geen aftrek geldt (bijv. relatiegeschenken boven bepaalde grens, sommige autokosten, bepaalde vrijgestelde prestaties).

Stap-voor-stap aanpak om btw correct af te trekken

• Stap 1: Controleer of de aankoop zakelijk is

  Vraag jezelf af: draagt deze aanschaf direct of indirect bij aan belaste omzet? Voorbeeld: kantoorinventaris en marketingkosten doorgaans wel; cursuskosten soms (afhankelijk van relatie tot onderneming).

  🤔 Wil je dit zakelijk opvoeren?

  Weet je niet zeker hoe je dit moet verwoorden voor de Belastingdienst? Onze AI helpt je met een waterdichte motivatie.

  Genereer zakelijke motivatie →

• Stap 2: Beoordeel of er een geldige factuur is

  Een factuur moet voldoen aan wettelijke eisen (zie tabel onderaan). Zonder juiste factuur geen aftrek.

• Stap 3: Bepaal het zakelijke aandeel

  Bij gemengd gebruik (bijv. telefoon privé en zakelijk) maak je een redelijke inschatting. Leg deze vast (bijv. 70% zakelijk) en pas de btw-aftrek daarop toe.

• Stap 4: Controleer op bijzondere regels

  Auto, representatie, avondeten met cliënten, import, intracommunautaire aankopen en de KOR (kleineondernemersregeling) hebben specifieke regels.

• Stap 5: Boek en archiveer correct

  Boek de factuur in je administratie en bewaar bewijsstukken minimaal 7 jaar (voor sommige gevallen 10 jaar).

Welke factuurgegevens zijn verplicht?

Vereiste op factuur	Waarom belangrijk
Naam en adres leverancier	Identificatie van verkoper
Jouw naam en adres	Bevestigt dat factuur voor jouw bedrijf is
Datum van uitreiking	Administratieve datering voor btw-periode
Omschrijving van geleverde goederen/diensten	Beoogd gebruik moet uit beschrijving blijken
Bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag	Nodig om aftrekbedrag te berekenen
BTW-identificatienummer leverancier (bij intracommunautaire leveringen)	Voor handel binnen EU essentieel

Concrete voorbeelden (simpel en direct)

• Voorbeeld 1 — Kantoorinventaris

  Je koopt een printer voor €500 exclusief btw (€605 inclusief 21% btw). Volledige aanschaf is zakelijk. Je trekt €105 btw af in de btw-aangifte.

• Voorbeeld 2 — Telefoon met privégebruik

  Mobiele telefoon €600 excl. btw, btw €126. Gebruik is 60% zakelijk. Je trekt 60% van €126 = €75,60 af. Leg vast waarom 60% zakelijk.

• Voorbeeld 3 — Representatie (maaltijden)

  Lunch met klant €100 incl. 21% btw = €82,64 excl. btw + €17,36 btw. Voor zakelijke representatie is btw aftrekbaar onder voorwaarden; beperkingen kunnen gelden. Controleer of de kosten als representatie of als zakelijke maaltijd worden gezien.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te vermijden

• Geen factuur of onvolledige factuur — eis altijd een volledige factuur. Als leverancier geen factuur kan/ wil leveren, betaal niet zonder ontvangstbewijs dat voldoet.
• Gemengde kosten niet onderbouwd — maak maandelijkse logboeken voor auto, telefoongebruik en thuiswerken om zakelijke percentages te kunnen aantonen.
• Verkeerde toepassing van KOR — als je onder de KOR valt (geen btw in rekening brengen), kun je ook geen btw aftrekken over zakelijke kosten. Schakel bij twijfel boekhouder in.
• Autokosten verkeerd verwerkt — zakelijke autokosten en btw op brandstof zijn alleen aftrekbaar volgens regels (bij privégebruik bijtelling, ritadministratie of forfait).
• Btw terugvorderen na termijn — zorg dat je btw-aangiften tijdig en correct doet; correcties kunnen via suppletie, maar dit kan leiden tot boetes/rente.

Beslisboom: mag ik de btw aftrekken?

Vraag	Ja	Nee
Is aankoop voor bedrijfsactiviteiten?	Ga naar volgende vraag	Geen aftrek
Is er een geldige factuur?	Ga naar volgende vraag	Geen aftrek
Is aankoop uitgesloten van aftrek (categorie)?	Aftrek toegestaan	Geen aftrek
Is er gemengd gebruik?	Aftrek proportioneel naar zakelijk aandeel	Volledige aftrek

Praktische administratietips

• Bewaar facturen digitaal — scan en label direct; zorg voor back-up.
• Houd een rittenadministratie bij — voor zakelijke reizen noodzakelijk om autokosten en btw juist te verantwoorden.
• Maak een vast rekeningschema — categorieën zoals inkoop, representatie, reis en verblijf helpen bij juiste btw-toewijzing.
• Documenteer berekeningen van procentuele aftrek — bijvoorbeeld 70% zakelijk gebruik telefoonkosten: maak notitie met berekeningsgrond.
• Plan periodieke controles — evalueer elk kwartaal of je aftrekregels nog juist zijn toegepast.

Wat te doen bij een fout of correctie?

• Kleine fout in laatste aangifte — corrigeer in de volgende aangifte als de fout beperkt is.
• Grote fout of meerdere periodes — dien een suppletieaangifte of berichtiging in; overleg met boekhouder bij onduidelijkheid.
• Geen recht op aftrek ontdekt — corrigeer zo snel mogelijk, want langdurige fouten kunnen boetes of rente tot gevolg hebben.

Praktische checklist voor controle vóór aftrek

Controlepunt	Ja/Nee	Actie
Is er een geldige factuur?		Vraag factuur of herstelbewijs
Is de aankoop zakelijk?		Noteer zakelijke reden
Is er gemengd gebruik?		Bepaal en documenteer zakelijk %
Valt aankoop onder specifieke uitzondering?		Controleer belastingregels of raadpleeg adviseur
Is opslag van bewijsstukken in orde?		Archiveer digitaal en fysiek volgens regels

Slotadvies — werkmethodiek voor consistentie

Houd het proces simpel en herhaalbaar: vraag altijd om een factuur, beoordeel direct het zakelijke karakter, registreer gemengd gebruik en archiveer alle bewijsstukken. Werk met vaste categorieën in je boekhouding en voer periodieke controles uit. Bij twijfel over complexe zaken zoals intracommunautaire leveringen, import of toepassing van de KOR: raadpleeg een fiscalist of boekhouder om boetes en correcties te voorkomen.

Met structuur en documentatie haal je maximaal rechtmatige btw-aftrek zonder risico's. Kleine inspanning in administratie voorkomt grote problemen achteraf.